Einfach verführerisch, wichtige Dokumente schnell ins Internet laden und jederzeit überall für jeden verfügbar machen zu können. Die „Cloud“ erleichtert den Arbeitsalltag. Doch in Bezug auf Unternehmensdaten sollte das anhaltende Arbeitsglück auf „Wolke 7“ auf stabilen Beinen stehen und gut organisiert sein.
Cloud-Regel für Unternehmen: „Drop in“ – aber nicht in jede „Box“!
Warum gehören Unternehmens-Dokumente und Daten nicht in die weltberühmte und kostengünstige Dropbox oder andere kostenlose Angebote? Die Antwort ist ganz einfach: Sie haben ausserhalb der deutschen Gerichtsbarkeit keinerlei Garantie in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Zwar kostet verlässliche Sicherheit etwas, doch ein sicheres Gefühl ist unbezahlbar. Und darüber hinaus bieten professionelle Dokumentenverwaltungen in der Cloud Skalierbarkeit und Flexibilität in der Gestaltung der Services.
DropIn ist eine beispielhafte Cloud-Lösung
made in Gemany
Die Checkliste für Dokumenten-Verwaltung in der Cloud
Wer die Vorteile von schneller Verfügbarkeit und unkompliziertem Datei-Austausch nutzen will und dennoch auf der sicheren Seite verweilen möchte, sollte folgende Punkte auf der Checkliste haben:
Server-Standort der Cloud-Services
Achten Sie darauf, dass am Server-Standort für die Cloud-Services mindestens die EU-Richtlinien für Datenschutz und Datensicherheit gelten.
Sicherheitskompetenzen des Anbieters
Die Sicherheit Ihrer Unternehmensdokumente im Netz hat für Sie höchste Priorität. Stellen Sie sicher, dass Ihr Cloud-Anbieter dies genau so sieht und seinen Pflichten als „Trustcenter“ in Form von Zugriffskontrollen und Verschlüsselsmaßnahmen nachkommt.
Redundante und leistungsstarke Verfügbarkeit
Denken Sie daran, dass Ihre Geschäftspartner, Mitarbeiter und auch Sie selbst ohne Zeitverlust von überall an die zur Verfügung gestellten Dokumente und Daten herankommen müssen. Ihr Cloud-Service Anbieter braucht deshalb leistungsstarke Internet-Verbindungen und Rechenzentrumsinfrastruktur.
Wichtig: Skalierbarer Leistungsumfang
Der Umfang Ihrer Dokumenten- und Informationssammlung wächst mit jedem Geschäftsjahr. Daher sollten die Cloud-Services kalkulierbar mitwachsen können. Darüber hinaus bieten Services wie z. B. DropIn in der Regel weit mehr als nur Dateien im Internet bereit zu halten. Sie bieten oft nützliche Zusatzwerkzeuge wie Adress- und Kontaktdatenverwaltung, Terminkalender, welche die Organisation der Datenflut erleichtern und den Komfort des Arbeiten in der Cloud noch steigern.
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Tipps für die Praxis
In Sicherheitsfragen sollten Sie bei der Dokumentenveraltung im Internet keinerlei Kompromisse eingehen. Investieren Sie lieber ein paar EURO mehr, dann sind Sie auf der sicheren Seite. Inzwischen gibt es auf dem deutschen Markt Angebote für Dokumentenmanagement als Cloud-Services, deren Servicequalität, Sicherheitsanforderungen und Preis-/Leistungsverhältnis alle Erwartungen erfüllen.
Drei Schritte zur erfolgreichen Arbeit mit einer Dokumentenverwaltung als Cloud-Lösung
Alle Anforderungen klar? Offene Fragen?
Erfahren Sie mehr zu Dokumentenverwaltung in der Cloud, lassen Sie sich Testzugänge zu geeigneten DropIn-Systemen geben, fragen Sie nach erweiterten Cloud-Services. Wir sind bereit.
PDF-Datei zum Download und Drucken: gtk_DropIn_20131121